×

Koraal en leveranciers werken samen om processen te verbeteren

25 september 2019

Koraal organiseerde onlangs een bijeenkomst met verschillende leveranciers én medewerkers die betrokken zijn bij het proces rondom het melden van technische defecten en storingen. Doel: ervaringen uitwisselen en met elkaar in gesprek gaan om tot een nog betere samenwerking te komen. Paul Van Kan, manager Facilitair en Vastgoed: “Leveranciers en zorgmedewerkers hebben hierdoor meer inzicht in en begrip gekregen voor elkaars positie in het proces. Dat is de belangrijkste opbrengst van de bijeenkomst. De vervolgstap is dat er oplossingen komen, zodat meldingen over technische defecten en storingen op korte termijn doelmatiger worden opgepakt.”

Tijdens de bijeenkomst werden ervaringen uit de praktijk uitgewisseld. Naast wederzijds begrip leverde dit ook veel verbeterpunten op. Erik Wieringa was één van de deelnemers. Hij is klantmanager bij de firma Heijmans, waar dagelijks elektrotechnische storingen van Koraal binnenkomen.

“Contractpartners willen graag weten hoe de dagelijkse praktijk er bij een klant als Koraal uitziet”, licht hij toe. “Andersom wil Koraal ook graag weten hoe een melding of storing wordt opgepakt bij een leverancier. Het uitwisselen van deze informatie stelt ons in staat om processen te stroomlijnen. Daardoor wordt de kwaliteit van ons werk beter en de doorlooptijd korter. En dat komt uiteindelijk weer ten goede aan de cliënten van Koraal.”

Koraal en leveranciers werken samen om processen te verbeteren

De ervaring van leveranciers is dat technische meldingen - die door zorgmedewerkers worden ingevoerd via het systeem TOPdesk - vaak niet volledig zijn. Daardoor blijven meldingen vaak hangen in de workflow of kunnen leveranciers – als ze eenmaal ter plekke zijn - een defect niet meteen oplossen omdat ze bijvoorbeeld niet uit de melding konden afleiden welk materiaal ze mee moesten nemen.

Daarnaast valt op dat aan veel meldingen het etiket ‘spoed’ wordt meegegeven. Maar als alles spoed is, verliest die term al gauw de ware betekenis. Pierre van Proemeren, senior groepsbegeleider bij Maasveld, begrijpt het probleem van de leveranciers. Maar hij, de zorg, zit ook met een vraagstuk. Tijdens de bijeenkomst maakte Pierre op een indringende manier voor de leveranciers inzichtelijk hoe zijn werk er in de dagelijkse praktijk uitziet.

“Contractpartners willen graag weten hoe de dagelijkse praktijk er bij een klant als Koraal uitziet. Andersom wil Koraal ook graag weten hoe een melding of storing wordt opgepakt bij een leverancier. Het uitwisselen van deze informatie stelt ons in staat om processen te stroomlijnen. Daardoor wordt de kwaliteit van ons werk beter en de doorlooptijd korter. En dat komt uiteindelijk weer ten goede aan de cliënten van Koraal.”
Paul Van Kan, manager Facilitair en Vastgoed

“Ik heb uitgelegd dat wij ook prioriteiten stellen in ons werk. Als een lamp kapot gaat, terwijl ik voor de ene cliënt boterhammen aan het smeren ben, de andere cliënt moeilijk gedrag vertoont en ergens anders nog iemand onder de douche staat, dan heeft die kapotte lamp voor mij niet de hoogste prioriteit. Als ik vervolgens na het verrichten van een aantal administratieve taken en het opstellen van de dagrapportage aan het einde van de werkdag nog vijf minuten over heb, dan voer ik óók nog een melding van de defecte lamp in. En ja, het kan dan voorkomen dat die niet helemaal volledig is. We hebben daar in het primaire zorgproces niet altijd tijd voor. Het heeft in elk geval niet de hoogste prioriteit.”

Volledig artikel
Het volledige artikel lees je door op het onderstaande item te klikken.

Terug naar het overzicht