Administratieve lasten verminderen door gebruik Zorg App

De Fierit Zorg App biedt de mogelijkheid om op een mobiel device van Koraal je uren te registreren en verantwoorden via de medewerkersagenda, (spraakgestuurd) te rapporteren samen met de cliënt en rapportages in te zien. Daarnaast kun je o.a. ook de werkdoelen bekijken, metingen inzien en invoeren, personalia van de cliënt inzien, navigeren naar het adres van de cliënt of direct bellen naar de cliënt/eerste contactpersoon. Naast aandacht voor technologische functionaliteiten is door de projectgroep ook sterk ingezet op adoptie door de eindgebruiker.

Koraal is in juli 2020 gestart met het gebruik van de app vanuit een pilot. In 2021 en 2022 is deze verder uitgerold binnen Koraal, met als doel de administratieve lasten van de medewerkers te verlichten. De Zorg App wordt gebruikt door ambulant medewerkers binnen de jeugdhulp van Koraal. In de toekomst kan de app wellicht ook kansen bieden binnen de langdurige zorg.
Hoe het gebruik van de Zorg App in de praktijk bevalt, vertellen Sharon Severins (Jobcoach) en Chantal Glas (Medewerker Intensieve Thuisbehandeling & Senior Naschoolse Dagbehandeling).

Chantal: “Ik gebruik de app al zo’n 2,5 jaar, ik was ook onderdeel van de pilotgroep. Voor de Naschoolse Dagbehandeling gebruik ik de app vooral voor het rapporteren. Voor mijn ambulant werk waarvoor ik veel bij gezinnen thuis kom, registreer ik naast de rapportages ook mijn uren via de app.” Sharon gebruikt de app korter en geeft aan dat ze in het begin wel even moest wennen. “Ik had wat opstartproblemen: rapportages waren soms niet up-to-date en afspraken liepen niet synchroon. Maar na een update van de app was dit opgelost. Ook het rapporteren via de spraakfunctie vind ik nog moeizaam. Ik heb inmiddels begrepen dat je hier even doorheen moet en de app je steeds beter gaat begrijpen.” Chantal vult aan: “Daarnaast is het soms ook handig het toch in te spreken, ook al wordt de tekst niet gelijk goed overgenomen. Je kunt het vervolgens handmatig aanpassen, dat scheelt toch een hoop typewerk!”

Gebruiksgemak
Ondanks deze kleine aanloopproblemen geven zowel Chantal als Sharon aan dat het gebruik van de app vooral tijd en gemak oplevert: je pakt de app op je telefoon er veel sneller bij dan je laptop. Hierdoor kun je ook gemakkelijk tussendoor even administratieve zaken bijwerken, bijvoorbeeld tijdens verloren momenten voor of na een afspraak in de auto.
Vooral Chantal is al bedreven in het gebruik van de app. “Ik probeer de rapportages zoveel mogelijk samen met de cliënten in te vullen. Dit scheelt tijd en zorgt ook voor transparantie: door ouders mee te laten lezen tijdens het rapporteren en ze hier vervolgens mee in te laten stemmen, voorkom je onenigheid achteraf. Het rapporteren samen met de cliënten probeer ik ook bij de naschoolse dagbehandeling te doen: het werkt veel sneller om de kinderen bij me te roepen en samen te rapporteren op de telefoon dan dat ik hiervoor naar een aparte ruimte moet waar een laptop staat.”

Een ander voordeel van de Zorg App is de mogelijkheid om snel gegevens op te zoeken. Sharon: “Het is soms handig om voor of tijdens een afspraak even in te zien wat een collega bijvoorbeeld met de cliënt heeft besproken. Je pakt je telefoon erbij en kunt het snel even opzoeken. Je hoeft geen laptop op te starten en WiFi in te stellen. Daarbij zorgt een telefoon voor minder afstand, je kunt elkaar blijven aankijken en het voelt ook minder zakelijk”. Chantal: “Ik benoem soms wel expliciet dat ik in de app aan het werk bent zodat collega’s of cliënten niet denken dat ik ongeïnteresseerd overkom. Maar dat ik juist alvast meeschrijf zodat ik niets vergeet.”

Kortom, zowel Chantal als Sharon zijn erg positief over het gebruik van de app en hopen dat ze andere collega’s inspireren om de Zorg App ook te gaan gebruiken. Het kost in het begin wat tijd om de app te leren kennen en in te passen in je routine, maar dan kan het een mooie verrijking zijn!

Heb je vragen of wil je meer weten over de Zorg App? Neem dan contact op met Nicole Theunissen (projectleider) ngodec@koraal.nl