Een rooster dat past bij cliënten en medewerkers

Zelf je rooster en werktijden meebepalen. Een rooster dat past bij de zorg die een cliënt op dat moment nodig heeft. Dat is het doel van capaciteitsmanagement: de roosters meer in lijn brengen met de zorgvraag van de cliënten en met het persoonlijk leven van medewerkers. Inmiddels worden de nieuwe plan- en roostermethodieken en processen bij de teams in alle zorgregio’s van Koraal uitgerold. Drie medewerkers vertellen hoe zij dit ervaren.

Emmie Mallens, teamroosteraar bij De Hondsberg:  
“Ik maak alle roosters operationeel. We werken met een basisrooster en ik verwerk hierin de voorkeuren van mijn team. Daarnaast plan ik flexwerkers in. Ik merk dat capaciteitsmanagement veel rust heeft gebracht in het roosteren. We zijn meer vooruit gaan plannen. Ook hebben we meer in de hand. Voorheen moest het roosterbureau voorkeuren verwerken. Nu kan ik dat heel gemakkelijk doen. Dat scheelt fouten. In dit rooster kunnen we rekening houden met de voorkeuren van medewerkers. Bijvoorbeeld een langere dienst, zodat een collega dan minder hoeft te reizen. Of een collega die altijd op vrijdag vrij wil zijn, of een keer naar de tandarts moet. Als dat voor het team oké is en het rooster-technisch past, dan lukt het ook altijd. Zelfs nu we bij de meeste teams diensten hebben openstaan, kunnen we stabiliteit waarborgen.” 

“We zijn vanuit een pilot gestart en hebben knoppen waaraan we kunnen draaien om het rooster rond te krijgen. Om de week zitten we samen met het roosterbureau, dan lossen we samen knelpunten op.” 

Emmie Mallens

Nathalie Menten-Mourmans, Roosterplanner bij Maasveld: 
“Sinds de invoering van capaciteitsmanagement ben ik roosteradviseur. Dat is een nieuwe rol. Dat betekent dat ik de teamleider en de teamroosteraars coach en adviseer bij het maken van het rooster. We maken samen het rooster en proberen samen tot een balans te komen tussen de wensen van de medewerker, de zorgvraag van de cliënt en het huishoudboekje. Wij bewaken daarbij de arbeidstijdenwet en geven advies. De teamleider maakt de beslissingen. Omdat onze neuzen dezelfde kant opstaan, lukt het om het rooster rond te krijgen. Het is nu niet meer van ‘die daar op het roosterbureau’. We doen het nu samen!”  

Nathalie Menten-Mourmans

Kelly van de Wijgert, Teamleider bij De Hondsberg: 
“Ik was voorheen meer bezig met het oplossen van roosterverstoringen, zoals ziekte, en het invullen van diensten. Dat pakken de teams en de roosteraar nu zelf op en heb ik meer tijd om te sturen op de zorgvraag, de balans werk-privé en de financiële kaders. Dat manoeuvreren gaat een stuk makkelijker, omdat de sturingsinformatie en de cijfers veel actueler zijn. Wat ik ook een groot voordeel vind is dat je over gedetailleerdere informatie beschikt over de indicaties van cliënten. Bij een VIC indicatie stuurde ik voorheen op ongeveer zoveel uur extra inzet, nu heb ik op het uur af informatie wat ik in zou mogen zetten voor een cliënt, wat veel beter aansluit bij de zorgbehoefte.” 

“Ook heb ik meer het gevoel van samen. Samen met het team, de medewerkers HR en control. Deze samenwerking is fijn en transparant. Daardoor wordt de bereidheid van medewerkers groter om mee te denken in het behartigen van de driehoek zorgvraag, de balans werk-privé en de financiële kaders. Wat ik belangrijk vind, is dat dit project echt tot stand is gekomen vanuit medewerkerstevredenheid, en niet vanuit financieel oogpunt. Ik vind het dan ook mooi om te zien dat capaciteitsmanagement meer betrokkenheid, meer regie binnen de teams en een betere balans tussen werk- en privé bij medewerkers brengt.” 

Kelly van de Wijgert